Trong bài trước chúng ta đã tìm hiểu về Xác định yêu cầu hệ thống, bài này chúng ta sẽ tìm hiểu các kỹ thuật giúp thu thập thông tin để xác định yêu cầu hệ thống.
Mục tiêu chính của các kỹ thuật tìm hiểu thông tin là xác định các yêu cầu thông tin của một tổ chức mà các nhà phân tích sử dụng để chuẩn bị một Tài liệu đặc tả yêu cầu hệ thống SRS (Software Requirements Specification) chính xác và dễ hiểu đối với người dùng.
Một tài liệu SRS lý tưởng cần:
- Hoàn chỉnh, rõ ràng và không có từ ngữ chuyên ngành.
- Xác định các yêu cầu thông tin chiến lược (strategic), tác nghiệp (tactical) và điều hành (operational) của tổ chức. (tham khảo thêm bài Phân loại thông tin)
- Giải quyết các tranh chấp có thể xảy ra giữa người dùng và nhà phân tích.
- Sử dụng các công cụ đồ họa giúp đơn giản hóa việc hiểu hệ thống và thiết kế hệ thống.
Có nhiều kỹ thuật thu thập thông tin khác nhau:
1. Phỏng vấn
Nhà phân tích các hệ thống thu thập thông tin từ các cá nhân hoặc các nhóm thông qua phỏng vấn. Nhà phân tích có thể thực hiện theo cách chính thức, pháp lý, chính trị hoặc không chính thức. Sự thành công của một cuộc phỏng vấn phụ thuộc vào kỹ năng của nhà phân tích khi làm người phỏng vấn.
Phỏng vấn có thể được thực hiện theo hai cách:
- Phỏng vấn không cấu trúc: Nhà phân tích hệ thống thực hiện phiên hỏi đáp để thu thập thông tin cơ bản về hệ thống.
- Phỏng vấn có cấu trúc: Có các câu hỏi tiêu chuẩn mà người dùng cần trả lời theo định dạng đóng (khách quan) hoặc mở (mô tả).
Ưu điểm của phỏng vấn
- Phương pháp này thường là nguồn tốt nhất để thu thập thông tin định tính.
- Nó hữu ích cho những người không giao tiếp hiệu quả bằng văn bản hoặc không có thời gian để hoàn thành bảng câu hỏi.
- Thông tin có thể được xác thực và kiểm tra chéo ngay lập tức.
- Nó có thể xử lý các chủ đề phức tạp.
- Dễ dàng khám phá các vấn đề chính bằng cách khơi gợi các ý kiến.
- Nó rút ngắn khoảng trống giữa các lĩnh vực có hiểu lầm và giảm thiểu các vấn đề trong tương lai.
2. Bảng câu hỏi
Phương pháp này được sử dụng bởi nhà phân tích để thu thập thông tin về các vấn đề khác nhau của hệ thống từ số lượng lớn người.
Có hai loại bảng câu hỏi:
- Bảng câu hỏi mở: Bao gồm các câu hỏi dễ hiểu và diễn giải chính xác. Chúng có thể khám phá vấn đề và dẫn đến một hướng trả lời cụ thể.
- Bảng câu hỏi đóng: Bao gồm các câu hỏi mà nhà phân tích hệ thống liệt kê tất cả các phản hồi có thể, những phản hồi này loại trừ lẫn nhau.
Ưu điểm của bảng câu hỏi
- Nó rất hiệu quả trong việc khảo sát sở thích, thái độ, cảm xúc và niềm tin của người dùng không cùng vị trí vật lý.
- Nó hữu ích trong tình huống cần biết tỉ lệ nhóm người nhất định đồng ý hoặc không đồng ý với một tính năng cụ thể của hệ thống đề xuất.
- Nó hữu ích để xác định quan điểm tổng thể trước khi đưa ra hướng dẫn cụ thể cho dự án hệ thống.
- Nó đáng tin cậy hơn và cung cấp độ bảo mật cao đối với các phản hồi trung thực.
- Nó phù hợp cho việc thu thập thông tin thực tế và dữ liệu thống kê, có thể được gửi qua email hoặc bưu điện.
3. Xem xét các hồ sơ, thủ tục và biểu mẫu
Việc xem xét các hồ sơ, thủ tục và biểu mẫu hiện có cung cấp thông tin quý giá về khả năng, năng lực và các hoạt động của hệ thống hiện tại.
Ưu điểm:
- Tiếp thu kiến thức: Người dùng có thể tự mình tìm hiểu về tổ chức hoặc hoạt động của nó trước khi nhờ sự giúp đỡ từ người khác.
- Tài liệu hiệu quả: Các hoạt động hiện tại có thể được tài liệu hóa nhanh chóng vì các sổ tay quy trình và biểu mẫu mô tả định dạng và chức năng của hệ thống hiện tại.
- Hiểu biết rõ ràng: Việc xem xét này cung cấp sự rõ ràng về các giao dịch được xử lý trong tổ chức, xác định đầu vào cho quá trình xử lý và hỗ trợ đánh giá hiệu suất.
- Hiểu về hệ thống: Nó giúp các nhà phân tích hiểu rõ hệ thống theo các hoạt động cần thiết.
- Mô tả vấn đề: Nó mô tả rõ ràng vấn đề, các phần của hệ thống bị ảnh hưởng và các giải pháp đề xuất.
4. Quan sát
Quan sát là phương pháp thu thập thông tin thông qua việc quan sát con người, các sự kiện và đối tượng. Nhà phân tích đến thăm tổ chức để quan sát hoạt động của hệ thống hiện tại và hiểu các yêu cầu của hệ thống.
Ưu điểm:
- Phương pháp trực tiếp: Nó thu thập thông tin trực tiếp, là một cách tiếp cận đơn giản.
- Tính xác thực của dữ liệu: Hữu ích trong những trường hợp tính xác thực của dữ liệu bị nghi ngờ hoặc khi sự phức tạp của hệ thống cản trở việc giải thích rõ ràng bởi người dùng cuối.
- Độ chính xác: Quan sát mang lại dữ liệu chính xác và đáng tin cậy hơn.
- Hoàn chỉnh tài liệu: Nó xác định các khía cạnh của tài liệu chưa hoàn chỉnh hoặc đã lỗi thời.
5. Phát triển ứng dụng chung (JAD)
Joint Application Development – JAD là một kỹ thuật do IBM phát triển, tập hợp các chủ sở hữu hệ thống, người dùng, nhà phân tích, nhà thiết kế và nhà phát triển để định nghĩa và thiết kế hệ thống thông qua các cuộc hội thảo có tổ chức. Nhà phân tích được đào tạo JAD sẽ dẫn dắt các hội thảo này, sử dụng các kỹ năng chuyên môn.
Ưu điểm:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: JAD tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách thay thế các cuộc phỏng vấn truyền thống và các cuộc họp tiếp theo đó hàng tháng trời.
- Hỗ trợ văn hóa tổ chức: Nó hiệu quả trong các tổ chức hỗ trợ giải quyết vấn đề chung.
- Xây dựng mối quan hệ: JAD khuyến khích mối quan hệ chính thức giữa các cấp độ nhân viên khác nhau.
- Phát triển sáng tạo: Nó có thể dẫn đến sự phát triển sáng tạo của thiết kế.
- Phát triển nhanh chóng: JAD cho phép phát triển nhanh (RAD) và cải thiện quyền sở hữu hệ thống thông tin.
6. Nghiên cứu thứ cấp
Phương pháp này bao gồm việc thu thập thông tin từ các nguồn có sẵn, cả nội bộ và bên ngoài.
Ưu điểm:
- Khả năng tiếp cận: Thông tin dễ dàng tiếp cận hơn với sự sẵn có của internet.
- Hiệu quả chi phí và thời gian: Nó cung cấp thông tin quý giá với chi phí thấp và trong thời gian ngắn.
- Chuẩn bị cho nghiên cứu sơ cấp: Hoạt động như một tiền đề cho nghiên cứu sơ bộ, định hướng trọng tâm của nghiên cứu sơ bộ.
- Công cụ đánh giá: Nó được nhà nghiên cứu sử dụng để kết luận xem nghiên cứu có đáng giá hay không vì nó có sẵn các quy trình được sử dụng và các vấn đề trong việc thu thập chúng.
Sau khi đã xác định yêu cầu, chúng ta tiến hành bước Nghiên cứu khả thi để hoàn thành phần hoạch định hệ thống (System planning).
KNVM 