5 yếu tố giúp chuyển đổi số thành công

Chuyển đổi số không chỉ là về công nghệ. Trước đây khi nói về triển khai ứng dụng CNTT, chúng ta đã thấy tầm quan trọng của các yếu tố như sự phản kháng từ nhân viên, chiến lược của tổ chức và ý chí từ cấp lãnh đạo (split from the top). Trong một cuộc khảo sát toàn cầu gần đây của McKinsey, năm yếu tố sau đã được xác định để giúp chuyển đổi thành công.

  1. Có những lãnh đạo hiểu biết về số hóa phù hợp: Gần 70% số người tham gia khảo sát cho biết đội ngũ lãnh đạo hàng đầu của tổ chức họ đã thay đổi trong quá trình chuyển đổi. Điều này thường xảy ra nhất khi các nhà lãnh đạo mới, quen thuộc với công nghệ số, gia nhập vào ban lãnh đạo. Khi những người cam kết với chuyển đổi số gia nhập đội ngũ, họ đã thể hiện cam kết từ lãnh đạo.
  2. Xây dựng năng lực cho lực lượng lao động của tương lai: Yếu tố đầu tiên là tái định nghĩa vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân sao cho phù hợp với các mục tiêu của chuyển đổi. Điều này có thể giúp làm rõ các vai trò và năng lực mà tổ chức cần. Yếu tố thứ hai là giới thiệu các vai trò cụ thể của các nhà tích hợp và quản lý đổi mới công nghệ. Các nhà quản lý này sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giữa các bộ phận truyền thống và số hóa của doanh nghiệp. Cuối cùng, một yếu tố thành công khác là khả năng của tổ chức trong việc mở rộng quy mô lập kế hoạch và phát triển tài năng phù hợp với quá trình chuyển đổi.
  3. Trao quyền cho nhân viên làm việc theo cách mới: Chuyển đổi số đòi hỏi sự thay đổi về văn hóa và hành vi. Vì vậy, để chuyển đổi thành công, các công ty cần trao quyền cho nhân viên để họ chấp nhận những thay đổi này thông qua việc thiết lập các thực hành liên quan đến cách làm việc mới để củng cố các hành vi và cách làm việc mới. Định rõ cho nhân viên nơi nào và cách nào có thể và nên được áp dụng số hóa/chuyển đổi số. Đảm bảo rằng những người giữ vai trò quan trọng trong các đơn vị của họ đang hợp tác với những người khác khi làm việc trong quá trình chuyển đổi.
  4. Nâng cấp kỹ thuật số cho các công cụ sử dụng hàng ngày: Để tổ chức trao quyền cho nhân viên làm việc theo cách mới, cần đánh giá mức độ và cách số hóa các công cụ và quy trình có thể hỗ trợ thành công. Yếu tố đầu tiên là áp dụng các công cụ kỹ thuật số để làm cho thông tin, tri thức dễ dàng được tiếp cận hơn trong toàn tổ chức. Yếu tố thứ hai là triển khai các công nghệ tự phục vụ kỹ thuật số cho nhân viên, đối tác kinh doanh hoặc cả hai nhóm này. Yếu tố thứ ba là các tổ chức điều chỉnh quy trình hoạt động tiêu chuẩn của họ để tích hợp các công nghệ mới.
  5. Giao tiếp thường xuyên thông qua các phương pháp truyền thống và kỹ thuật số: Giao tiếp rõ ràng là yếu tố quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp nhân viên hiểu rõ tổ chức đang hướng tới đâu, tại sao cần thay đổi và tại sao những thay đổi này là quan trọng. Điều này cũng bao gồm việc sử dụng các phương tiện liên lạc từ xa và kỹ thuật số để truyền tải tầm nhìn của chuyển đổi, hỗ trợ thành công tốt hơn so với các kênh truyền thống hoặc gặp gỡ trực tiếp.

Những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại dự án là gì?

Nguồn: https://projectmanagementreport.com/blog/project-management-statistics

Nghiên cứu ngành và khảo sát các chuyên gia quản lý dự án tiết lộ các nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại dự án là:

1. Thiếu mục tiêu và phạm vi rõ ràng (64%)

2. Lập kế hoạch và dự báo không đầy đủ (57%)

3. Giao tiếp kém/kết nối không đồng bộ với các bên liên quan (56%)

4. Phân bổ tài nguyên không đủ (52%)

5. Quy trình quản lý thay đổi yếu kém (49%)

6. Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạo (48%)

7. Quản lý rủi ro không hiệu quả (47%)

8. Lịch trình không thực tế (45%)

9. Phạm vi dự án mở rộng không kiểm soát (45%)

Những yếu tố hàng đầu này nhấn mạnh cách các vấn đề liên quan đến sự liên kết, lập kế hoạch, tài nguyên và khả năng thích ứng làm trật đường ray kết quả dự án. Mục tiêu mơ hồ, các nhóm làm việc riêng lẻ, rủi ro bị bỏ qua, thời hạn chặt chẽ, thay đổi không kiểm soát và các nhà tài trợ không gắn kết đều tạo nền tảng cho thất bại.

Xem xét kỹ hơn các nguyên nhân gốc rễ:

1. Mục tiêu không rõ ràng: Mục tiêu mơ hồ khiến không thể định nghĩa thành công có thể đo lường được hoặc điều chỉnh nhiệm vụ và kỳ vọng. Kết quả chịu ảnh hưởng nếu không có mục tiêu cụ thể để đánh giá tiến độ và sự hoàn thành.

2. Lập kế hoạch không đầy đủ: Lập kế hoạch không đủ về tài nguyên, ngân sách, lịch trình, rủi ro và yêu cầu làm cho các nhóm không chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện một cách dự đoán. Khoảng trống không thể tránh khỏi khi công việc bắt đầu.

3. Giao tiếp kém: Giới hạn sự hợp tác liên chức năng và minh bạch góp phần vào sự không đồng bộ. Mọi người bị ngắt kết nối với kết quả và thay đổi, gây ra hiệu ứng dây chuyền.

4. Tài nguyên không đủ: Kế hoạch tài nguyên không thực tế làm căng thẳng các nhóm và cản trở năng suất. Công việc kéo dài hơn hoặc chất lượng giảm do khối lượng công việc không nhất quán.

5. Quản lý thay đổi yếu kém: Các thay đổi phạm vi không được quản lý chủ động. Thay vào đó, phạm vi mở rộng không kiểm soát làm lệch ngân sách, lịch trình, tài nguyên và chất lượng.

6. Thiếu hỗ trợ từ lãnh đạo: Các lãnh đạo không gắn kết không ủng hộ các dự án quan trọng hoặc cung cấp bảo vệ, làm cho các nhóm thiếu hỗ trợ.

7. Quản lý rủi ro không hiệu quả: Các nhóm phản ứng thay vì chủ động đối với các vấn đề mới nổi. Rủi ro không được xác định trở thành mối đe dọa lớn.

8. Lịch trình không thực tế: Lịch trình gấp gáp làm quá tải các nhóm và không để lại chỗ cho các tình huống dự phòng khi các vấn đề không thể tránh khỏi xuất hiện.

Tập hợp lại, những sai sót này ngăn cản các tổ chức tối đa hóa tỷ lệ thành công của dự án. Nhưng dữ liệu cũng cung cấp một lộ trình rõ ràng để cải thiện. Định nghĩa mục tiêu, lập kế hoạch kỹ lưỡng, giao tiếp chủ động, đảm bảo tài nguyên, kiểm soát thay đổi, nhận được sự ủng hộ của lãnh đạo, giảm thiểu rủi ro và lên lịch thực tế đều nằm trong tầm kiểm soát của quản lý.

Nhắm vào những khu vực này thông qua đào tạo, quy trình tinh chỉnh và quản trị sẽ mở khóa tỷ lệ thành công cao hơn theo thời gian. Kết quả dự án được xác định trực tiếp bởi các thực tiễn và văn hóa được xây dựng bởi ban lãnh đạo.

Chuyển đổi số đang làm trầm trọng thêm bất bình đẳng xã hội như thế nào

Một góc nhìn về bất bình đẳng kỹ thuật số, dẫn đến bất bình đẳng xã hội của GS Alexander van Deursen, ĐH Twente, Hà Lan. Qua những câu chuyện, ví dụ chúng ta có thể thấy chúng ta ở đâu đó, vào lúc nào đó cũng như vậy.

Bài gốc trên website của ĐH Twente, Hà Lan.

Chúng ta sống trong một thế giới mà hầu hết mọi người đều trực tuyến. Internet là nguồn thông tin gần như vô tận, là không gian để chúng ta giữ liên lạc với những người thân yêu và là nơi chúng ta làm việc và tiêu dùng. Nhưng nếu bạn không có quyền truy cập internet, vì thiếu động lực, thiếu kỹ năng hoặc không có máy tính thì sao? Bất bình đẳng kỹ thuật số làm tăng khoảng cách xã hội giữa mọi người và thậm chí có thể dẫn đến sự loại trừ ai đó. Alexander van Deursen, giáo sư khoa học truyền thông tại Đại học Twente, Hà Lan đang nghiên cứu nguyên nhân phát sinh bất bình đẳng kỹ thuật số và cách chúng ta có thể chống lại nó.

Tác giả: Roel van der Heijden

Kim sử dụng Internet như một tạp chí hào nhoáng vô tận, nơi cô có thể tìm thấy câu trả lời cho mọi câu hỏi của mình về sức khỏe và các mối quan hệ. Điều đó khiến cô cảm thấy tự tin hơn. Willem dành vài giờ mỗi ngày trên YouTube và Facebook, nơi anh cảm thấy được lắng nghe bởi những người cùng tư tưởng, chí hướng. Anh ấy có thể đối phó với sự thất vọng của mình, nếu nó phát sinh, theo cách đó. Amina có một chiếc máy tính bảng mà các con của cô ấy có thể sử dụng để tra cứu thông tin. Bằng cách đó, bọn trẻ theo kịp việc học tại trường trường và học nhanh hơn.

Tuy nhiên, với tất cả những gì đang đọc, Kim cũng luôn tìm kiếm chế độ ăn kiêng phù hợp mà cô ấy không thể tìm thấy. Willem bắt đầu tin vào các thuyết âm mưu và ngày càng vướng vào ảo tưởng của chính mình. Trong cuộc khủng hoảng vi-rút corona, một máy tính bảng được chứng minh là không đủ cho ba đứa con của Amina. Các con của cô hiện đã bị tụt lại phía sau ở trường học.

Công nghệ mới có thể có những tác động tích cực cũng như tiêu cực. Làm thế nào để bạn ngăn chặn các khía cạnh tiêu cực có thể chiếm thế thượng phong? Ngoài ra, làm thế nào để bạn tránh được những yếu tố tiêu cực chủ yếu ảnh hưởng đến một nhóm người cụ thể trong xã hội? Các ví dụ trên được lấy từ bài giảng mở đầu của GS Alexander van Deursen với tựa đề ‘Nghịch lý bao trùm kỹ thuật số’ vào ngày 13/4/2023. Giáo sư Alexander van Deursen giữ ghế chủ tịch ‘Bất bình đẳng kỹ thuật số’ trong Bộ môn khoa học truyền thông tại Khoa Khoa học Hành vi, Quản lý và Xã hội của Đại học Twente. Ông là người sáng lập và giám đốc của Trung tâm Hòa nhập Kỹ thuật số tại khoa này. 

Các ví dụ minh họa những hệ quả sâu rộng của quá trình chuyển đổi số. Nắm vững các kỹ năng kỹ thuật số hiện là một phần thiết yếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Điều đó không chỉ bao gồm các kỹ năng cơ bản để vận hành máy tính. Điều quan trọng không kém là mọi người sử dụng công nghệ một cách có trách nhiệm và họ có thể cảm nhận được những cạm bẫy. Nghiên cứu của GS Van Deursen tập trung vào nguyên nhân và hậu quả của bất bình đẳng kỹ thuật số, thường xuất phát từ vị trí của một cá nhân trong xã hội và các nguồn tài nguyên mà họ có quyền truy cập. Trình độ học vấn, thu nhập, sức khỏe, trình độ biết chữ hoặc mạng lưới xã hội là những ví dụ về các yếu tố tác động.

CHATGPT

Phạm vi và chiều sâu của các khả năng kỹ thuật số đang gia tăng nhanh chóng. Để chứng minh điều này, GS Van Deursen đã nhờ ChatGPT, một mô hình ngôn ngữ tiên tiến sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra văn bản trôi chảy theo yêu cầu, viết bài giảng mở đầu cho ông. Kết quả là tuyệt vời, ông cho biết. Mặc dù những công nghệ mới như vậy mang lại nhiều cơ hội, nhưng ngày càng có một nhóm nhỏ người được định vị để gặt hái những lợi ích. “Những thành viên thiệt thòi trong xã hội được hưởng lợi tương đối ít hơn từ những phát triển này, đồng thời, họ cũng là những người có nhiều khả năng bị ảnh hưởng bởi những trải nghiệm tiêu cực.”

Alexander van Deursen

Những thành viên thiệt thòi trong xã hội được hưởng lợi tương đối ít hơn từ những phát triển này, đồng thời, họ cũng là những người có nhiều khả năng bị ảnh hưởng bởi những trải nghiệm tiêu cực.

– Alexander van Deursen.

Trong bài diễn văn mở đầu của mình, ông đưa ra một số ví dụ về những cạm bẫy kỹ thuật số, bao gồm sắp xếp theo thuật toán (vốn là cơ sở phát sinh vụ bê bối trợ cấp chăm sóc trẻ em ở Hà Lan), các hệ thống tín dụng đáng ngờ, phòng phản hồi trên mạng xã hội, vi phạm quyền riêng tư, nhưng cũng là chứng nghiện mạng xã hội, các vấn đề về khoảng chú ý và rối loạn nhân cách. “Những rủi ro là có thật, và những mối nguy hiểm đang gia tăng. Quy định pháp luật để khắc phục các khía cạnh tiêu cực của công nghệ thường đi sau thực tiễn.”

CÁC THIẾT BỊ THÔNG MINH, NHƯNG QUYẾT ĐỊNH KHÔNG SÁNG SUỐT

Chuyển đổi số tiếp tục len lỏi sâu hơn vào cuộc sống của chúng ta thông qua các thiết bị chúng ta sử dụng ở nhà, tại nơi làm việc và trên đường đi. Chúng ta có nhiều thiết bị thông minh như máy điều nhiệt, thiết bị đeo, tivi, lò nướng và thậm chí cả tất trẻ em. Hệ thống Internet of Things (internet vạn vật – IoTs) phức tạp đang phát triển nhanh chóng. Nó nhằm làm cho cuộc sống dễ dàng hơn, bền vững hơn hoặc an toàn hơn cho tất cả chúng ta và sẽ giúp chúng ta đưa ra quyết định đúng đắn, chẳng hạn như về sức khỏe hoặc tính bền vững. GS Van Deursen nói: “Tuy nhiên, nghiên cứu của chúng tôi chỉ ra rằng hệ thống này không cải thiện quá trình ra quyết định của nhiều người. “Mọi người cảm thấy khó đánh giá một quyết định được đưa ra bởi một hệ thống. Sử dụng các thiết bị thông minh thường không dẫn đến hành vi bền vững, mặc dù đó là ý định.”

CẦN NHIỀU HƠN LÀ CHỈ TẶNG LAPTOP

Chuyển đổi số thường được coi là một điều tốt cho tất cả mọi người. Tuy nhiên, những tác động tiêu cực cũng có thể lấn át những kết quả tích cực. GS Alexander van Deursen đưa ra thuật ngữ “nghịch lý bao trùm kỹ thuật số” (digital inclusion paradox).

Làm thế nào để chúng ta giải quyết điều này? GS Van Deursen nói rằng bất bình đẳng kỹ thuật số đang ngày càng được chú ý và nó chiếm vị trí cao trong chương trình nghị sự chính trị. “Nhiều sáng kiến ​​tập trung vào việc đưa mọi người lên mạng, từ việc tổ chức các khóa học đến phát máy tính xách tay. Ý tưởng là sau đó mọi thứ sẽ ổn khi mọi người có thể xử lý công nghệ. Nhưng việc sử dụng ngày càng trở nên quan trọng. Ví dụ: hiểu được rằng bạn không nên chia sẻ thông tin của mình với bất kỳ ai hoặc không phải tất cả tin tức trực tuyến đều là sự thật. Theo nghĩa đó, điều quan trọng không chỉ là phát huy những tác động tích cực mà còn phải tránh những hậu quả tiêu cực của công nghệ.”

TĂNG KHẢ NĂNG PHỤC HỒI

Làm cho mọi người trở nên ‘kiên cường kỹ thuật số’ nên bắt đầu từ trường học, tốt nhất là càng sớm càng tốt. Theo GS Van Deursen, người lớn cũng nên được đào tạo thông qua các khóa học hoặc lớp học cộng đồng hoặc thư viện chẳng hạn.

GS Van Deursen cho biết trách nhiệm đối với việc quy định liên quan sử dụng kỹ thuật số của chúng ta thuộc về chính phủ, nhưng cũng rõ ràng thuộc về các nhà sản xuất công nghệ. Ví dụ: lấy các điều khoản và điều kiện mà chúng tôi buộc phải hiểu để sử dụng một số thiết bị hoặc dịch vụ nhất định. “Nhiều người cảm thấy không thể đọc hết và hiểu ba mươi sáu trang ‘ngôn ngữ pháp lý’. Chúng ta thường chấp nhận điều này (coi nó không cần thiết). Tuy nhiên, do số lượng dữ liệu cá nhân được thu thập ngày càng tăng, chúng ta cần hiểu điều gì xảy ra với thông tin cá nhân và ai có thể truy cập thông tin cá nhân. Điều này rất quan trọng đối với quyền riêng tư, bảo mật và tự do của chúng ta. Theo nghĩa đó, việc hiểu các điều khoản và điều kiện sử dụng nên được quan tâm đúng mức.

Những tính năng mới của Google For Education mà giáo viên cần biết

Từ Google Classroom và Meet đến Workspace và Chrome OS, các bản cập nhật Google for Education (Google cho Giáo dục) này rất thú vị.

Google cho Giáo dục đã có một loạt các bản cập nhật mới được tung ra trước năm học 2021-22. Các thông báo được đưa ra cho giáo viên, quản trị viên và các nhà lãnh đạo giáo dục để giúp họ “xây dựng lại” và hoạch định tương lai.

Tại thời điểm này, các bản cập nhật đã được công bố cho Google Classroom, Google Workspace for Education (trước đây là G Suite for Education), Google Meet và Chromebooks.

Dưới đây là các bản cập nhật được chia nhỏ theo từng phần mềm để bạn có thể chọn bản cập nhật phù hợp nhất với mình.

Google Classroom: Google Lớp học

• Nhập danh sách: Tính năng này được thực hiện cho những quản trị viên cần thiết lập các lớp với số lượng lớn vì nó tự động hóa việc này, đồng bộ hóa với hệ thống thông tin học sinh SIS và sử dụng Clever.

• Tiện ích bổ sung cho Lớp học: Những tiện ích này đã được thêm vào như một cách để tích hợp nội dung hữu ích một cách dễ dàng trong Lớp học. Quản trị viên có thể cài đặt trước để giáo viên dễ dàng sử dụng.

• Bảng điều khiển hoạt động mới của học sinh: Lên lịch bài tập cho nhiều lớp học cùng một lúc và truy cập Meet and Classroom dễ dàng hơn để học sinh tham gia tốt hơn.

• Làm việc ngoại tuyến (offline): Học sinh sẽ có thể bắt đầu công việc, xem lại, viết bài tập và thêm tệp đính kèm, tất cả đều ngoại tuyến.

• Hoạt động của học sinh: Giáo viên sẽ có thể xem lần cuối học sinh hoạt động trực tuyến, nhận xét trong lớp hoặc các bài học sinh đã nộp.

Nội dung cập nhật của Google Meet

• Chức năng kiểm soát mới của quản trị viên: Buộc các sinh viên đã thoát ra khỏi phòng trở lại phòng học chính và kết thúc cuộc họp/ lớp học từ công cụ giám sát.

• Phòng chờ: Học sinh sẽ phải ngồi trong phòng chờ cho đến khi có giáo viên tham gia liên kết.

• Nhiều người điều hành: Meet sẽ hỗ trợ nhiều người điều hành hơn và sẽ tự động đưa các trợ giảng trở thành người đồng chủ trì trong phòng học.

• Quyền riêng tư: Những khách bên ngoài danh sách lớp học sẽ phải yêu cầu được tham gia để không ai có thể vào lớp học được mà không được mời.

• Phát trực tiếp: Các sự kiện có thể được phát trực tiếp công khai lên YouTube.

• Dịch: Phụ đề dịch trực tiếp là một tùy chọn.

Google Workspace for Education (Gói giải pháp của Google cho giáo dục)

• Cập nhật Smart Canvas: Cộng tác tốt hơn với Smart Chip để lấy thông tin từ các ứng dụng khác thuộc Workspace (Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày), có nghĩa là danh sách kiểm tra tương tác để đánh dấu các mục có dấu đầu dòng đã được thực hiện xong, các mẫu bảng trong Tài liệu và phân tích cho Tài liệu và Trang tính để tự động tìm các từ ngữ không phù hợp hoặc đề xuất về chỉnh sửa phong cách ngôn ngữ.

• Bảo mật: Cập nhật cho Drive cũng như các cải tiến cho phiên bản Education Plus và phiên bản Standard.

Chromebook đã được cập nhật

• Cá nhân hóa: Đối với các trường học cung cấp Chromebook cá nhân cho học sinh, việc bổ sung thông tin đăng nhập bằng mã PIN có thể giúp thực hiện việc này dễ dàng hơn.

• Báo cáo của Chrome Insight: Quản trị viên dễ dàng biết khi nào sắp đến Ngày hết hạn cập nhật tự động.

• Phóng đại: Chức năng phóng đại toàn màn hình hiện có một phương pháp lia mới để thực hiện dễ dàng hơn.

• ChromeVox: Giờ đây đã đi kèm với các hướng dẫn mới để giúp sử dụng trình đọc màn hình Chrome.

Nguồn: https://www.techlearning.com/news/these-are-the-new-google-for-education-features-teachers-need-to-know-about