Nghiên cứu/ phân tích khả thi

Sau khi nhu cầu cho hệ thống và các yêu cầu nghiệp vụ đã được xác định, đây là lúc để tạo ra một đề xuất chi tiết hơn nhằm hiểu rõ hơn về các cơ hội và hạn chế liên quan đến dự án được đề xuất. Phân tích khả thi hướng dẫn tổ chức trong việc xác định liệu có nên tiếp tục với dự án hay không. Phân tích khả thi cũng xác định những rủi ro quan trọng liên quan đến dự án cần được giải quyết nếu dự án được phê duyệt. Cũng giống như yêu cầu hệ thống, mỗi tổ chức có quy trình và định dạng riêng cho việc phân tích khả thi, nhưng hầu hết bao gồm ba loại chính: khả thi kỹ thuật, khả thi kinh tế, và khả thi về tổ chức. Kết quả của các phân tích này được kết hợp thành một nghiên cứu khả thi, và được trình lên một ủy ban/ hội đồng phê duyệt.

Mặc dù chúng ta thảo luận về phân tích khả thi trong bối cảnh bắt đầu một dự án, hầu hết các nhóm dự án sẽ chỉnh sửa nghiên cứu khả thi của họ trong suốt quá trình phát triển và xem xét lại nội dung của nó tại nhiều điểm kiểm tra khác nhau trong dự án. Nếu tại bất kỳ thời điểm nào, rủi ro và hạn chế của dự án vượt quá lợi ích của nó, nhóm dự án có thể quyết định hủy dự án hoặc thực hiện các cải tiến cần thiết.

Mục tiêu:

• Khả năng cải tiến: Xác định tiềm năng cải tiến hệ thống hiện có hoặc phát triển một hệ thống mới.
• Phạm vi vấn đề: Tập trung vào việc hiểu vấn đề thay vì giải quyết ngay lập tức.
• Tài liệu quyết định: Sản phẩm đầu ra của nghiên cứu khả thi là một đề xuất hệ thống chính thức, mô tả đầy đủ bản chất và phạm vi của hệ thống đề xuất.

Các bước trong Phân tích khả thi:

1. Thành lập đội dự án và bổ nhiệm trưởng dự án.
2. Phát triển sơ đồ luồng hệ thống.
3. Xác định các khiếm khuyết của hệ thống hiện tại và đặt mục tiêu.
4. Liệt kê các giải pháp thay thế để đạt được mục tiêu.
5. Xác định tính khả thi của từng giải pháp thay thế (ví dụ: tính khả thi về kỹ thuật, vận hành).
6. Đánh giá hiệu suất và hiệu quả chi phí của từng giải pháp thay thế.
7. Xếp hạng các giải pháp thay thế và chọn giải pháp tốt nhất.
8. Chuẩn bị đề xuất hệ thống cho sự phê duyệt của quản lý.

Các loại khả thi:

• Khả thi về kinh tế: Đánh giá hiệu quả chi phí của hệ thống ứng viên bằng cách sử dụng phương pháp phân tích chi phí/lợi ích. Mục tiêu là tối đa hóa giá trị ròng của tổ chức thông qua lợi tức đầu tư cao nhất với rủi ro thấp nhất.
• Khả thi về kỹ thuật: Điều tra xem công nghệ hiện có có thể hỗ trợ giải pháp đề xuất hay không và liệu các nguồn lực hiện tại có cần nâng cấp hay không.
• Khả thi về vận hành: Đánh giá liệu hệ thống có hoạt động hiệu quả trong môi trường tổ chức hiện tại và liệu người dùng có chấp nhận nó hay không.
• Khả thi về hành vi: Xem xét thái độ của người dùng đối với hệ thống mới và xác định xem có cần nỗ lực đặc biệt nào cho việc đào tạo lại, giáo dục hoặc thay đổi công việc hay không.
• Khả thi về thời gian: Đảm bảo rằng dự án có thể hoàn thành trong khung thời gian được yêu cầu và xác minh xem các thời hạn có hợp lý hay không.